Règlement intérieur du Conseil d’Administration
23 Juin 2023
Le Conseil d’Administration de l’Institut Territorial de la Statistique et des Etudes Economiques est composé de 9 membres :
- 7 conseillers territoriaux de la Collectivité ;
- 1 représentant de la Chambre Consulaire Interprofessionnelle de Saint Martin (CCISM)
- 1 représentant du Conseil Economique Social & Culturel de Saint-Martin (CESC)
Il est rappelé que les modalités élémentaires de fonctionnement et d'organisation du Conseil d'Administration d'une régie dotée de la personnalité morale et de l'autonomie financière sont fixées par le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment ses articles L. 2221-1 à L.2221-10 et R.2221-1 à R. 2221-52 et qu'elles doivent être reprises dans les statuts de cet établissement public, adoptés par la même délibération que celle le créant, prise par l'organe délibérant de la collectivité à laquelle il est rattaché.
Le présent règlement a pour objet de préciser les détails et les modalités de fonctionnement interne du Conseil d'Administration.
Il est adopté par délibération du Conseil d'Administration. En cas de modification du droit positif, il appartiendrait à cet organe de procéder à la mise en conformité de son règlement intérieur par modification selon les mêmes procédures ayant présidé à son adoption.
-I- LES SEANCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 1er : Périodicité des séances - convocations - ordre du jour - délais
Les dispositions de l'article 6.6 des statuts s'appliquent.
La convocation est transmise de manière dématérialisée. Toutefois, si un administrateur en fait la demande, elle est adressée par écrit à son domicile ou à une autre adresse. Une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération accompagne la convocation. La convocation indique les questions portées à l'ordre du jour, fixé par le Président.
Les membres du Conseil d’administration disposent d’un droit de proposition : toute proposition de délibération reçue par le Président au moins dix jours francs avant la date de la réunion suivante du Conseil sera examinée en séance, à charge pour le Conseil d’administration de décider alors s’il préfère examiner immédiatement cette proposition de délibération ou s’il souhaite la renvoyer à la plus prochaine réunion.
La convocation est mentionnée au registre des délibérations. La convocation précise la date, l'heure et le lieu de la séance du Conseil d'Administration.
En cas d'empêchement du Président, les formalités tenant aux convocations sont accomplies par le Vice-Président.
Le Conseil d’administration se réunit au siège de l’établissement ou en tout lieu adapté, au choix du Président.
Article 2 : Accès aux pièces relatives aux questions portées à l'ordre du jour
Les administrateurs ont le droit, dans le cadre de leur fonction, d'être informés des affaires de l’Institut faisant l'objet d'une délibération.
Plus particulièrement, concernant les contrats faisant l'objet d'une délibération, tout administrateur peut en consulter l'ensemble des pièces aux heures d'ouverture des services. Ces pièces sont tenues à disposition des administrateurs lors de la séance destinée à soumettre au vote la délibération qu'elles sous-tendent.
Toutes les démarches, demandes de consultation, de précisions et d'informations complémentaires auprès de l’ITSEE doivent avoir été sollicitées auprès du Directeur de l’établissement qui relaiera au Président du Conseil d’administration.
Article 3 : Questions orales
Les administrateurs ont le droit de poser des questions orales ayant trait aux affaires de l’Institut en séance du Conseil d'Administration.
Les questions orales sont traitées après épuisement des points portés à l'ordre du jour. Y répond le Président, ou le Directeur lorsque lui est donnée la parole.
Article 4 : Droit d'amendement
Les administrateurs peuvent proposer, en séance, d'amender un projet de délibération inscrit à l'ordre du jour. Le Président met cette proposition aux voix dans les conditions usuelles de vote.
Article 5 : Commission d'Appel d'Offres
Conformément aux dispositions de l'article L.1414-2 du Code général des Collectivités Territoriales, il est institué une commission d'appel d'offres (CAO).
Les modalités relatives à la désignation de ses membres, à leur renouvellement, à ses réunions, à sa convocation ainsi qu'à son fonctionnement sont déterminées par les dispositions du Code général des collectivités territoriales en vigueur.
Le mandat des membres de la CAO correspond à celui des membres du Conseil d'Administration.
-II- TENUE DES SEANCES DU CONSEIL D'ADMINSTRATION - DISPOSITIONS PREALABLES
Article 6 : Présidence
Le Président du Conseil d'Administration préside les séances. En cas d'absence, le Vice-Président le remplace.
Le Président peut déléguer, sous sa surveillance et sa responsabilité, l’exercice de ses fonctions au Vice- Président.
Ces délégations subsistent tant qu’elles ne sont pas rapportées.
Article 7 : Quorum
Les dispositions de l'article 6.6 des statuts s'appliquent.
Le quorum s’apprécie en début de séance puis lors de la mise en discussion de toute question soumise à délibération. Les administrateurs absents représentés par un mandataire auquel ils ont donné une procuration ne comptent pas pour le calcul des présents.
Il appartient au Président, dès le début de la séance, de procéder à l’appel nominatif des administrateurs en exercice présents afin de vérifier que les conditions du quorum sont réunies. Si tel est le cas, le Président déclare la séance ouverte.
L'existence du quorum s'apprécie également à l'occasion de la mise en discussion de chaque question destinée à faire l'objet d'un vote ou préalablement à la reprise de la séance succédant à une suspension.
Lorsque le Président constate que le quorum n'est pas ou n'est plus atteint, il lève la séance.
Si le quorum n’est pas atteint à la suite d’une première convocation régulièrement adressée, une seconde convocation est adressée aux membres du Conseil d’administration à 3 jours francs d’intervalle au moins et le Conseil d’administration délibère valablement sans condition de quorum.
Le fait que le Conseil pourra se réunir sans condition de quorum doit être rappelé dans cette seconde convocation.
Article 8 : Pouvoirs et suppléants
En cas d’absence du membre titulaire, pouvoir peut être donné à un autre membre du Conseil d’Administration.
Est appelé pouvoir le mandat écrit, remis au Président de séance au plus tard au début de séance, par lequel un administrateur confie à un membre la faculté de voter en son nom.
Ce document doit comporter le nom du mandataire ainsi que l'indication de la ou des séances pour lesquelles il est donné.
Article 9 : Secrétariat de séance - secrétariat administratif
Le Conseil d'Administration, sur l'invitation du Président, nomme au début de chaque séance un ou plusieurs de ses membres en vue de remplir les fonctions de secrétaire de séance.
Le secrétariat administratif est confié au Directeur qui assiste aux séances du Conseil d'Administration.
Article 10 : Accès à la salle de séance
Les séances du Conseil d'Administration ne sont pas publiques.
Article 11 : Police de l'assemblée
Le Président de séance détient seul le pouvoir de police de l'assemblée.
Il procède à la vérification des conditions d'ouverture de la séance, déclare la séance ouverte, en prononce la suspension et la levée.
Il dirige les débats et peut les ramener à l'ordre du jour, distribue la parole, décide de passer au vote.
Le Président est chargé du respect du présent règlement.
-III- DEROULEMENT DES SEANCES
Article 12 : Ouverture de la séance - formalités précédant l'examen de l 'ordre du jour
Après avoir procédé aux formalités et vérifications prévues aux articles 7, 8 et 9 du présent règlement intérieur, le Président passe ensuite à l'examen des affaires inscrites à l'ordre du jour dans l'ordre de présentation.
Article 13 : Examen des questions portées à l'ordre du jour
Chaque question figurant à l'ordre du jour fait l'objet d'une présentation en synthèse par le Président de séance.
Le Président rend compte des décisions qu'il a prises en vertu des délégation confiées par délibération du Conseil d'Administration.
Article 14 : Débats
Sitôt la présentation en synthèse de la question inscrite à l'ordre du jour, le Président de séance accorde la parole à tout administrateur la sollicitant. La parole est accordée dans l’ordre des demandes d'intervention. Aucun administrateur ne peut prendre la parole sans que le Président de séance la lui ait donnée.
Le Président de séance décide de passer au vote.
Article 15 : Suspension et levée de la séance
Le Président de séance décide de suspendre la séance.
Le Président peut décider de lever la séance. Lorsque sa décision intervient alors que l'ordre du jour n'est pas épuisé pour quelque raison que ce soit et que la séance est renvoyée à une date ultérieure, la reprise des débats s'analysent comme une nouvelle séance du Conseil d'Administration et obéit aux règles applicables en la matière.
Article 16 : Vote et scrutins
Les membres du Conseil d'Administration statuent à la majorité des suffrages exprimés.
Ne sont pas pris en compte les bulletins blancs ou nuls, ni les abstentions et refus de participer au vote.
En cas de partage des voix, celle du Président de séance est prépondérante hors le cas du scrutin secret.
Les résultats sont constatés par le Président et le secrétaire de séance qui comptent les votes blancs ou nuls et les abstentions, les suffrages exprimés et parmi eux, les votes « pour » et les votes « contre ».
L'unanimité est réputée acquise si, au nombre des suffrages exprimés, aucun vote « contre » n'a été émis.
Le registre des délibérations consigne le nom des votants et le sens de leur vote. Le vote au scrutin public peut être effectué :
- A main levée ;
- Par assis et levé ;
- Sur appel nominal.
Ordinairement, les membres du Conseil d'Administration votent à main levée.
Lorsqu'un administrateur vote en vertu d'un pouvoir, il veille à rappeler clairement le nom du mandant pour lequel il s'exprime.
Le vote est au scrutin public. Il est voté au scrutin secret lorsque :
- Un tiers des membres présents le demande ;
- Le Président de séance l'ayant proposé, un tiers des membres présents émet un avis favorable.
En ce cas, le caractère secret des votes doit être préservé. A défaut, les votes dont le sens et l'auteur ont été divulgués sont considérés comme nuls.
-IV- COMPTES-RENDUS ET REGISTRE DES DELIBERATIONS
Article 17 : Procès-verbaux de séance
Les séances du Conseil donnent lieu à l’établissement, par le Président, d’un procès-verbal qui présente l’intégralité des débats sous forme synthétique.
Le procès-verbal arrêté est publié sous forme électronique sur le site internet de l’Institut ou sur l’espace mis à sa disposition sur le site internet de la Collectivité de Saint Martin, dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été arrêté.
Un exemplaire papier est mis à disposition du public dans le même délai.
Ce procès-verbal est tenu à la disposition des membres du Conseil d’administration.
Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des délibérations et des procès-verbaux du conseil d’administration, des budgets et des comptes ou arrêtés de l’ITSEE.
Cette demande devra être adressée par écrit au Président.
La personne pourra prendre, à ses frais, copie totale ou partielle des documents consultés.
Article 18 : Registre des délibérations
Les délibérations sont également portées par ordre de date sur un registre côté et paraphé par le Président.
-V- DISPOSITIONS DIVERSES
Article 19 : Dispositions d'applications - Révision du règlement
Le présent règlement intérieur entre en vigueur dès que la délibération par laquelle il est adopté est devenue exécutoire. Un exemplaire du présent règlement est remis aux administrateurs sitôt après.
La révision de tout ou partie du présent règlement, pour quelque motif que ce soit, suit les mêmes règles de formes et de compétences que celles ayant présidées à son adoption.
En tout état de cause, en l'absence éventuelle de mise en conformité du présent règlement avec l'évolution du droit positif, les délibérations qui seraient prises en accord avec l'état de droit au jour de leur adoption, mais en contradiction avec le présent règlement, seraient néanmoins légales.